Plan van Aanpak Werkgroep Marketing en Communicatie

Hieronder staan dikgedrukt en puntsgewijs de door de werkgroep geformuleerde speerpunten onder elkaar. Achter het speerpunt is het aanspreekpunt tussen haakjes vermeld.
Onder elk speerpunt is verwoord hoe de Werkgroep Marketing en Communicatie dit wil gaan bereiken in de periode 2014-2018.

1. Het up-to-date houden van huisstijl en website (Marijn Bankers)

Marijn blijft drukwerk en/of media uitingen ontwerpen/uitwerken. Andere vragen wat betreft de huisstijl mogen altijd aan Marijn gevraagd worden.

Tijdlijn:

  • Verzoek voor een grafische uiting indienen bij Marijn.
  • Marijn maakt binnen twee weken een poster/afbeelding etc. (en verzendt dit eventueel naar de drukker).
  • Verspreiding van te hangen posters: Antoon Driessen (binnen 1 week na levering).

2. Agendabeheer website (Marijn Bankers en Hein van Heugten)


Hein heeft aangegeven een deel over te nemen wat betreft het vullen van de site. Ook het agenda gedeelte hoort hierbij. We gaan binnenkort een dag plannen om door de site te lopen. Ik heb inmiddels al een heel deel datums toegevoegd aan de site.
Leden ontvangen jaarlijks via het secretariaat een agenda met hierin de relevante vergaderdata vermeld, voor de achterbanvergaderingen, commissie- en raadsvergaderingen en ledenvergaderingen. Omdat het belangrijk is dat ook niet-leden op de hoogte blijven van onze activiteiten, dienen wij hen ook te informeren. De meest logische manier om dit te doen is via onze website http://leefbaarasten.nl/agenda/. De insteek van deze agenda is dat bezoekers op de hoogte worden gesteld, van de plaats waar de vergadering wordt gehouden, het tijdstip en de inhoud van de agenda. Voor deze raadsperiode zal Hein van Heugten de taak op zich nemen om deze up-to-date te houden.

mdat een agenda op een website een statisch gegeven is, dienen mensen ook proactief benaderd te worden om naar onze vergaderingen te komen. Hiervoor dienen we gebruik te maken van de sociale media(twitter en facebook) en de traditionele media (Peelbelang).

  • Twitter
    3 dagen voorafgaand aan een vergadering zal er een tweet via twitter verstuurd worden via de account van Leefbaar Asten om volgers te informeren over de desbetreffende vergadering, voorzien van een link naar de agenda op onze website. leden van Leefbaar Asten, dienen deze tweet zoveel mogelijk te delen om de reikwijdte zo groot mogelijk te maken.
  • Facebook
    3 dagen voorafgaand aan een vergadering zal er een bericht op de facebook pagina van Leefbaar Asten worden geplaatst om volgers te informeren over de desbetreffende vergadering, voorzien van een link naar de agenda op onze website. leden van Leefbaar Asten, dienen dit bericht zoveel mogelijk te delen om de reikwijdte zo groot mogelijk te maken.

  • Peelbelang
    Een week voorafgaande aan de geplande vergadering, dient er een bericht in het Peelbelang te worden geplaatst met de aankondiging van de locatie en het tijdstip van de geplande vergadering

Tijdlijn:

  • Mail vergaderdata door secretariaat – Jaarlijks
  • Twitter – een aankondiging 3 dagen voor een vergadering (Math van Kan, Antoon Driessen), (fractie)leden communiceren zo veel mogelijk over onderwerpen aangaande LA.
  • Peelbelang – Persberichten (Jorn van Laarhoven) binnen een week na een bezoek of als vooraankondiging van een LA-activiteit (ook voor gebruik op eigen website).
  • Facebook – een aankondiging 3 dagen voor een vergadering (Math van Kan, Antoon Driessen), nieuwsberichten worden naast de website, binnen een week, ook op FB geplaatst (Jorn van Laarhoven).

3. Het bewaken van de communicatieve uitwerking van het doe-meeforum (Theo Martens + voltallige werkgroep)

Theo Martens neemt het bewaken van het forum voor zijn rekening. Dit wel zeggen het actueel houden van de onderwerpen. Het bewaken van de reacties en de technisch noodzakelijke aanpassingen.
Bovendien komt er meer nadruk te liggen op de in de campagne geformuleerd speerpunten. Theo gaat een voorstel doen naar de fractieleden om elk speerpunt op het forum actueel en levendig te houden. Deze geactualiseerde speerpunten worden dan ook op de website geplaatst. Marijn maakt hier een opvallende plek voor vrij. Op deze manier worden de leden en volgers op de hoogte gehouden van de verkiezingsbeloften.

Tijdlijn:

  • Actualiseren speerpunten doe-mee-forum – binnen een week na een relevante vergadering aanleveren bij Hein van Heugten (fractieleden).
  • De korte teksten van de fractieleden worden binnen 48 uur door de werkgroep bekeken, eventueel aangepast en vervolgens door Hein op de site en door Theo op het forum geplaatst.

4. Het up-to-date houden van een wijkindeling en verspreidingslijst van folders e.d. (Jorn van Laarhoven)


November 2014 is er bij de griffier van de gemeente Asten een actuele verzamellijst van alle straten en huizen opgevraagd. Middels deze lijst is een actueel verspreidingsschema gemaakt voor de nieuwjaarswens van 2015. Deze lijst is na de verspreiding nog een laatste keer aangepast op basis van de ervaringen na de bezorging.
Bij elk huis-aan-huismoment controleert de werkgroep de verspreidingslijst en wordt deze geactualiseerd met de namen van onze leden.

5. De jaarlijkse uitgifte van een Nieuwjaarswens c.q. –folder (voltallige werkgroep)

Tijdlijn:

  • Aanleveren input nieuwjaarswens – uiterlijk half november (M&C + fractie)
  • Grafische vormgeving – uiterlijk 10 december (Marijn Bankers)
  • Communiceren verspreidingslijst – uiterlijk eind november (Jorn van Laarhoven)
  • Bezorging nieuwjaarswens – tussen kerst en oud/nieuw (leden)

6. Het organiseren van bedrijfsbezoeken, verenigingsbezoeken, dialoogbijeenkomsten e.d. (Antoon Driessen)

Ongeveer zes keer per jaar komt er vanuit de werkgroep een initiatief tot het bezoeken van een bedrijf, vereniging of stichting. Alle leden, maar ook niet-leden, worden uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn. Voor niet-leden kunnen hier beperkte kosten aan verbonden zijn.
De PR rondom een bezoek is voor de werkgroep erg belangrijk. Via foto’s, persberichten, berichten op de website en social media proberen we de activiteiten van Leefbaar Asten onder de aandacht te brengen.

Tijdlijn:

  • Initiatief bezoek/bijeenkomst (Antoon Driessen of overige leden)
  • Uitnodiging leden – binnen een week na initiatief (secretariaat)
  • Uitnodiging niet-leden middels persbericht – binnen een week na initiatief (Jorn van Laarhoven)
  • Vooraankondiging media middels persbericht – binnen een week na initiatief (Jorn van Laarhoven)
  • Verslaglegging media/eigen website/social media middels persbericht – binnen een week na bezoek (Jorn van Laarhoven en Marijn Bankers)
  • Foto’s bijeenkomst en plaatsen website – binnen een week na bezoek (Theo Martens en Marijn Bankers)

7. Het maken van foto’s en het verzorgen van persberichten (Theo Martens en Jorn van Laarhoven)


8. Aanspreekpunt bestuur (Jorn van Laarhoven)
Jorn van Laarhoven is aanspreekpunt van het bestuur namens de werkgroep Marketing en Communicatie. Dit houdt in bijhouden en coördineren:

  • Plan van Aanpak
  • Notulen van bijeenkomsten communiceren
  • Contact met de penningmeester over benodigde aankopen
  • Communiceren over op handen zijnde activiteiten, bijeenkomsten, bezoeken en PR-activiteiten
Tijdlijn:

  • plannen bijeenkomsten werkgroep – minimaal 4 keer per jaar in een niet verkiezingsjaar (Jorn van Laarhoven)
  • plannen bijeenkomsten werkgroep – minimaal 12 keer per jaar in een verkiezingsjaar (Jorn van Laarhoven)
  • communiceren notulen met bestuur – binnen een week na bijeenkomst (Jorn van Laarhoven)
  • toestemming activiteiten door penningmeester – binnen een week na bijeenkomst (Hein van Heugten)
  • bijstellen Plan van Aanpak – jaarlijks in maart (Jorn van Laarhoven)

Communicatieschema
Hieronder is schematisch weergegeven voor welke doelgroep onze communicatie relevant is of relevant zou kunnen zijn.

Communicatieschema

background image